Ок, объясню, как я это себе представляю. Мне легче общаться с 6-7 людьми, а не с 50ю...  все, кто не был на сборах-попадают в группу "кто не был на сборах, но был на гусятнике" =)
Насколько я поняла, ответсвенная за эту группу-Катя Гусева. Каать?? (скажите мне, плз, если это не так).  Так что на месте посчитаем (а вообще-лучше, чтоб Катя или кто там ответственный, посчитал) тех, кто в нее попадает. Отделения сообщают мне, сколько они потратили. Все остальные отделения-тоже посчитаются. Т.о., мы найдем общее количество людей. Потраченная сумма также будет известна. Тогда, путем деления суммы на количество людей,  можно найти  сумму на человека. Отсюда, путем умножения количества людей в отделении на эту сумму, получаем, сколько должно потратить то или иное отделение. Сопоставляем с потраченной им фактически суммой. Получаем разницу, которую сообщаем отделениям. Я проконтролирую расчеты между отделениями.  Ответственный по отделению занимается расчетами внутри отделения (это чтоб уж я совсем с ума не сошла=))-собирает с участников недостающую сумму, либо раздает сумму, полученную от другого отделения.
Ну вот, как-то так. Если есть идеи, как лучше это организовать-делитесь, не жадничайте ;)